導入事例

採用チームの役割を明確化し、スピーディーで確実なオペレーションを実現

採用活動の目標と、目標設定のプロセスについて教えてください。

日永　まず、KGI（重要目標達成指標）としては内定承諾数を置いていて、KPI（重要業績評価指標）は一次面接の数とリードタイムをみています。目標作成のプロセスとしては、半期に一度、人員・採用計画のヒアリングを経営企画と採用ユニットで行い、その先の9ヶ月ぐらいの新規の採用数を確定させています。その後、各ユニットの目標・活動計画に落とし込んでいきます。

採用ユニットは現在、3つのユニットにわかれています。まず、大きな役割としては、リクルーターとコーディネーターにわかれており、リクルーターが2ユニット、コーディネーターが1ユニットで構成されています。

リクルーターは、どういった方を採用したいのかといった要件定義を行い、その要件にマッチする方からの応募を獲得してくる役割を担っています。コーディネーターは、リクルーターが集めた応募者の方に対して、面接の日程調整から内定承諾をいただくまでのコミュニケーションの窓口をしており、応募の前後で役割がわかれています。

採用活動の目標は採用ユニットで追っていますが、採用活動は採用ユニットと各部署の皆さんとで一緒に行っています。例えば、書類選考や面接などの選考のジャッジ、オファー面談、また各ポジションの採用広報活動など、各部署の皆さんが担当している部分も大きいです。

多数のオペレーションが発生する中、Talentioをどのようにお使いいただいていますか？

西巻　ボリュームがある選考のオペレーションを円滑に進めていくために、Talentioのタグとメモ機能は柔軟に使いこなせていると思います。タグに関しては、候補者の方の選考フェーズがわかるように細かく設定していて、例えば「応募書類回収中」とか「書類選考中」、「合格/不合格」、「面接調整中」なのか「済」なのか、最終選考のフェーズなのか、優先的に進めたい候補者であるか、常に状況がわかるようになっています。タグの下のメモ欄には日付とタスクを書き込んでいて、出社したらその日にやるべきことを確認し、対応漏れの対策はこのふたつの掛け合わせで徹底しています。

複雑かつ多岐に渡るプロセスだけでも難易度が高いと思うのですが、結果としてのKPIの捉え方で工夫されていることはありますか？

日永　目標は半期ごとの設定ですが、「半年後、何人採用している」といったイメージは湧きにくいので、KGIである内定承諾数は月ごとにブレイクダウンして追いかけるようにしています。また、KPIである1次面接数、リードタイムも採用管理のレポートで確認できるようにしているので、応募の数に対して面接の数が少ないと感じればリクルーターが現状の課題を探りアクションをうったり、あるポジションの選考の日数が長くなっているようであれば、コーディネーターが状況を確認したり、役割が明確になっています。こういった数字の進捗は、個人や各種会議体で確認を行っています。採用ユニット全員で集まる会議は週に1回と多くはなく、それ以外に、同じポジションを担当しているリクルーターとコーディネーターが週2回、各ユニットの定例会議が週1〜2回程度、また各部署との定例会議を隔週などで行っています。

西巻　コーディネーター側では、月単位をさらに週単位に落とし込み、採用の進捗を確認しています。週の初めに私から現状の採用進捗共有をチームに実施し、そこから、今週意思決定される可能性がある候補者の方のシナリオを描いたり、コーディネーター側での課題などを朝会で確認の上、週単位でアクションを緻密に計画し対応しています。

また、コーディネーターは目の前の数値に毎日追われることが多いので、隔週で1on1を実施し、業務の悩みであったり能力目標に対してどう伸ばしていくか話して、メリハリをつけるようにしています。

最適な攻めのタイミングも、わずかな違和感も逃さない。データで確かめる現場感

Talentioに蓄積されるデータはどのように活用されていますか？

日永　Talentioに蓄積されるデータはCSVでダウンロードして、Googleのデータポータルで作成しているレポートに反映させています。応募の数や内定承諾の目標数が多いので、全体感や個別ポジションの進捗を把握するために数値での振り返りを重視しています。特にSmartHRでは、書類選考から面接までの選考を各部署の方にお願いしているので、採用ユニットのメンバーが、採用の進捗を感覚的に把握しにくいため、レポートを見れば確認できる状態をつくっています。例えば、KPIに沿って書類選考の通過率と1次面接数に遅れが無いかを確認したり、選考後に結果の連絡が滞っていないかリードタイムを見るなどしています。

西巻　弊社は採用ポジションがかなり多いため、その分選考に関わるメンバーも多くいます。また、入社後すぐに採用や選考に関わってもらう方もいるので、感覚的に進めていくと、どうしても選考官同士だったり採用側とのズレが生じてきます。その場合に、データやエビデンスを元にしてお互いが納得感をもって進めていくために、Talentioで抽出したデータを見ていくことは大事だなと思っています。

また、採用チームとしては、どうしても目標が高いので、内定承諾数だけ見ているとなかなか達成まで遠く、疲弊してくることがあります。そのため、プロセスのKPIや進捗数を数値で見ることで、マイルストーンを置くことができたり、次のステップを頑張ろうというモチベーションの維持に繋がっています。

従来のオペレーションとTalentioの違いはどういった点でしょうか？

西巻　前職ではエクセルを使っていました。応募がきたものをただ捌くのであればそれでも良かったのですが、今は目標が高いので、一つ一つの結果やネクストアクションをしっかりグリップしていくことや、一番良いタイミングでのアクションを逃さないこと、タレントプールの掘り起こしなどをしていくことが求められます。そういった、攻めた採用活動が必要な時や、何かプラスアルファでアクションがしたいなと思った時にTalentioであればすぐに対応ができます。

今後、コーディネーターチームでは選考の分析に取り組もうとしています。例えば、書類選考と一次選考の評価がずれているとか、面接官同士の評価がずれている、フィードバックの内容が粗いといった時に、評価項目を上手く抽出してわかりやすくできたら良いなと思っています。

最後にお二人が採用活動で大事にされていることを教えてください。

日永　採用のプロセスでは、候補者の方にも各部署の方にも「お互いに一緒に働きたいと思えるか」をしっかり見てもらいたいと考えています。そのために、基本的に選考のジャッジは各部署の方にお願いし、採用ユニットとしてはマッチする方からの応募の獲得や面接に進んでいただくための活動がしっかりできているか、候補者の方や各部署の方が確認したいと思っていることが明確にできているか、内定承諾をいただくための適切なコミュニケーションができているか、といったことに注力しています。

西巻　「ちょっとの違和感も逃さない」と、私含めてコーディネートのユニットはすごく大事にしています。日永さんの仰る通り、問いに型がないからこそ、コミュニケーションに対するフィードバックが曖昧だったり、認識がズレているかもしれないと感じることがあります。面接の数が多い中で目をつぶることもできるんですが、やはりそこに気づけること・こだわれることがコーディネーターとしての介在価値だと思っているので、違和感があれば逃さず確認・議論することはこだわってやっています。

また、候補者対応においても、違和感があれば必ずアクションをするようにしています。例えば、いきなり2〜3日連絡がつかなくなってしまったり、メールのテンションが面接後に落ちているなと感じたりした時に、そのままにするのではなく本音を探るためのコミュニケーションを心がけています。